Để áp dụng, duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của UBND xã Lộc Vĩnh có hiệu lực, hiệu quả, nhằm xác định sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) so với các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và các quy định của Nhà nước có liên quan; xác định các hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến đối với Hệ thống QLCL của UBND xã Lộc Vĩnh.
Trưởng Ban chỉ đạo ISO thông báo đến các đồng chí trong Ban chỉ đạo ISO, Phụ trách các Bộ phận và toàn thể cán bộ, công chức về kế hoạch “Đánh giá nội bộ đợt 01 năm 2018” các đơn vị trong UBND xã Lộc Vĩnh như sau:
1. Thời gian thực hiện: 01 ngày; ngày 19/4/2018
2. Thành phần tham dự:
- Ban chỉ đạo ISO, Bộ phận Văn phòng - Thống kê, Địa chính - Xây dựng- Nông nghiệp & Môi trường, Tài chính - Kế toán, Tư pháp - Hộ tịch, Văn hóa - xã hội, Công an xã, Ban chỉ huy quân sự và các thành viên liên quan của UBND xã.
3. Thành phần đoàn đánh giá nội bộ: Thực hiện theo Quyết định số 31/QĐ-UBND, ngày 10/4/2018 của Chủ tịch UBND xã.
Chia làm 3 nhóm:
Nhóm 1:
- Ông Hoàng Văn Toán, phụ trách lĩnh vực Phòng chống tham nhũng, Khiếu nại tố cáo – Trưởng nhóm.
- Ông Lê Phước Hải phụ trách lĩnh vực Thi đua khen thưởng, Tôn giáo – Thư ký.
- Ông Trần Tấn Việt; phụ trách lĩnh vực Đất đai – Thành viên
- Ông Hoàng Minh Hải phụ trách lĩnh vực Môi trường, Lâm nghiệp- Thành viên
- Nhóm 2:
- Ông Nguyễn Văn Minh phụ trách lĩnh vực Đấu thầu, Công thương - Trưởng nhóm
- Ông Lê Phước Kiều, phụ trách lĩnh vực Tư pháp- Hộ tịch, Thư ký
- Bà Nguyễn Thị Thu Hằng Phụ trách lĩnh vực: Người có công, Bảo trợ xã hội, Bảo vệ và chăm sóc trẻ em - Thành viên
- Ông Nguyễn Thanh Hiền phụ trách lĩnh vực Tư pháp, Bồi thường nhà nước – Thành viên.
- Nhóm 3:
- Ông: Đặng Quang Hòa; Phụ trách lĩnh vực: Công an ; Trưởng nhóm
- Ông Trần Lũy; phụ trách lĩnh vực Giáo dục- Đào tạo, Văn hóa- Thể thao, Thư viện – Thư ký.
- Ông Bùi Minh Tiến, phụ trách lĩnh vực Quân sự ; Thành viên
- Ông Hoàng Quốc Hữu, phụ trách lĩnh vực Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Kinh tế hợp tác xã - Thành viên
4. Kế hoạch đánh giá
a) Thời gian:
- 8h-8h30: Họp mở đầu
- 8h30-9h: Đánh giá Ban lãnh đạo/Ban ISO;
- 9h-10h: Nhóm 1 đánh giá nhóm 2;
- 10h-11h: Nhóm 2 đánh giá nhóm 3;
- 11h-14h: Nghỉ trưa.
- 14h-15h: Nhóm 3 đánh giá nhóm 1;
- 15h-15h30: Chuẩn bị các báo cáo.
- 15h30-16h30: Họp bế mạc và Họp xem xét của lãnh đạo;
b) Địa điểm: Thực hiện đánh giá nội bộ tại các bộ phận liên quan.
5. Nội dung đánh giá
a) Đánh giá Ban lãnh đạo/Ban ISO: Xem xét xem các vấn đề sau:
- Đã có các quyết định thành lập Ban ISO, Bổ nhiệm lãnh đạo chất lượng (QMR), Ban soạn thảo ISO chưa? Nếu có, thì xem xét các văn bản minh chứng.
- Đã có Quyết định công bố Chính sách chất lượng và Mục tiêu chất lượng 2018 chưa? Mục tiêu chất lượng có khả thi không? Có đo lường được không? Có thời hạn để đạt được không?
- Đã xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2018 chưa? Hàng quý có đánh giá mức độ thực hiện các mục tiêu đề ra hay không?
- Chính sách chất lượng và Mục tiêu chất lượng có được treo trực quan cho cán bộ công chức và tổ chức công dân biết không?
- Đã có quyết định Ban hành Hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 áp dụng tại UBND xã chưa?
- Các quy trình có chữ ký của các thành viên soạn thảo, thành viên soát xét và người phê duyệt không?
- Các quy trình thủ tục đã có biểu mẫu đính kèm theo không? Các biểu mẫu kèm theo đã đúng và đạt yêu cầu chưa?
- Có sự phân phối các quy trình đến các bộ phận/lĩnh vực không? Có ký giao nhận không? Nếu có thì cho xem bản phân phối tài liệu.
- UBND xã có văn bản phân công/mô tả công việc của các bộ phận không? Nếu có thì cho xem văn bản phân công.
- Đã có danh mục tài liệu nội bộ chưa?
- UBND xã thu thập ý kiến của tổ chức công dân về hiệu quả giải quyết các thủ tục hành chính theo phương thức nào? Có tổng hợp, thống kê các ý kiến đó không?
Nếu có ý kiến phàn nàn về chất lượng dịch vụ công, UBND xã đã có giải pháp xử lý như thế nào?
b) Đánh giá các Bộ phận/lĩnh vực theo nhóm: Xem xét các vấn đề sau:
- Nhận thức chung của đội ngũ CBNV của UBND tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008: Hỏi các cán bộ/công chức bên đánh giá một số khái niệm cơ bản như:
+ Chính sách chất lượng của xã là gì? Nêu một vài chính sách ?
+ Mục tiêu chất lượng của xã là gì? Nêu một số mục tiêu liên quan đến lĩnh vực phụ trách của mình các anh/ chị?
- Xem xét Hoạt động kiểm soát tài liệu của bộ phận/lĩnh vực:
+ Tài liệu, quy trình có sẵn có tại nơi sử dụng không?
+ Đã phê duyệt, ký soát xét đầy đủ trước khi ban hành chưa?
+ Đã bổ sung đầy đủ các biểu mẫu đúng theo quy định không?
+ Có soát xét, cập nhật, thay đổi, nhận biết tình trạnh sửa đổi hiện tại của quy trình/tài liệu không?
+ Có lập danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài liên quan đến lĩnh vực/bộ phận của mình chưa? Nếu có, thì xem hồ sơ chứng minh.
+ Cách thức các anh chị kiểm soát các tài liệu dưới dạng phương tiện điện tử như thế nào?
- Xem xét hoạt động kiểm soát hồ sơ của bộ phận/lĩnh vực:
+ Các bộ phận có lưu giữ hồ sơ đúng theo quy trình không?
+ Xem thực tế cách thức săp xếp, bảo quản, sử dụng như thế nào.
+ Xem có dấu hiệu nhận biết hồ sơ không: gáy hồ sơ có đồng bộ không, đúng theo quy trình kiểm soát hồ sơ không? Có danh mục hồ sơ đính kèm không?
+ Bộ phận/lĩnh vực được đánh giá Kiểm soát các hồ sơ giải quyết các thủ tục hành chính có đảm bảo theo đúng trình tự quy trình quy định không?:
Bốc ngẫu nhiên một vài hồ sơ giải quyết một số các thủ tục để kiểm tra.
Hoặc yêu cầu Bộ phận/lĩnh vực cho xem một vài hồ sơ giải quyết các thủ tục hành chính theo quy trình cần kiểm tra xem đã đảm bảo chưa?
- Trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, Các bộ phận/lĩnh vực có thực hiện lấy ý kiến của tổ chức/công dân để đo lường mức hài lòng của tổ chức, công dân không?
6. Tổ chức thực hiện
6.1. Các bộ phận/đơn vị được đánh giá: Cần phải:
- Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện làm việc với đoàn đánh giá nội bộ.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ liên quan (Hồ sơ giải quyết các thủ tục hành chính theo quy trình, các sổ, quy trình, tài liệu...) để sẵn sàng cung cấp cho đánh giá viên khi cần thiết.
- Phải sắp xếp hồ sơ gọn gàng theo phương châm dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Các hồ sơ sắp xếp phải đảm bảo theo yêu cầu của quy trình kiểm soát hồ sơ.
- Thấu hiểu chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng 2016 của UBND xã và một số khái niệm cơ bản của ISO 9001:2008.
- Sẵn sàng hợp tác, tiếp thu và cầu thị, không ngại khi có sự không phù hợp được phát hiện.
6.2. Các nhóm đánh giá nội bộ
- Chuẩn bị: nghiên cứu bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008; Sổ tay chất lượng; Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng của UBND xã Lộc Vĩnh.
- Thành viên các nhóm đánh giá phải nghiên cứu trước các nội dung đánh giá nêu trên.
- Trưởng nhóm phân công cán bộ hỏi và thư ký phải ghi chép khách quan những nội dung câu hỏi và thực tế diễn ra tại các bộ phận.
- Các đánh giá viên không nên dựa vào trí nhớ, luôn kiểm tra sự phù hợp, không kết luận vội vàng, hãy kiểm chứng qua các bằng chứng khác vì hồ sơ luôn là bằng chứng khách quan nhất.
6.3. Ban ISO
- Ban ISO tham mưu để lãnh đạo UBND xã ký duyệt các văn bản sau:
+ Quyết định thành lập đoàn đánh giá nội bộ;
+ Kế hoạch đánh giá nội bộ năm 2018;
+ Chương trình đánh giá nội bộ đợt 01 năm 2018;
+ Thông báo đánh giá nội bộ gửi các bộ phận, cá nhân liên quan.
- Ban ISO phân phối Kế hoạch đánh giá nội bộ năm 2018, Chương trình đánh giá nội bộ đợt 01 năm 2018, Thông báo đánh giá nội bộ đến các bộ phận/cá nhân liên quan trước khi thực hiện đánh giá nội bộ ít nhất 02 ngày để các bộ phận/cá nhân nắm rõ nội dung công việc thực hiện.
- Ban ISO chuẩn bị sẵn các phiếu sau để phân phối đến các nhóm đánh giá vào đầu buổi đánh giá:
+ Phiếu đánh giá; (thư ký dùng để ghi chép trong quá trình đánh giá);
+ Phiếu Báo cáo đánh giá tổng hợp; (để tổng hợp kết quả đánh giá);
+ Phiếu Báo cáo sự không phù hợp (dùng khi có sự không phù hợp);
+ Phiếu theo dõi báo cáo sự không phù hợp (dùng theo dõi việc giải quyết sự không phù hợp).
- Trực tiếp liên hệ, phối hợp với tư vấn của Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để thực hiện các nội dung đánh giá nội bộ tại UBND xã đạt hiệu quả, chất lượng.
- Tổ chức đánh giá nội bộ theo kế hoạch được duyệt.
- Đôn đốc, giám sát, tổng hợp kết quả tự đánh giá, đánh giá nội bộ của các đơn vị theo quy định và báo cáo Lãnh đạo UBND xã theo yêu cầu.
Nhận được thông báo này yêu cầu Trưởng Ban ISO, thư ký Ban ISO và các bộ phận/đơn vị nghiêm túc tổ chức thực hiện các nội dung trên để tiến hành đánh giá nội bộ lần 01 năm 2018 tại UBND xã đạt hiệu quả, chất lượng cao./.
Văn Toán